Kasy wirtualne

To kasy, które mają postać oprogramowania, które instalowane jest na komputerze lub smarfonie. Kasa wirtualna musi posiadać homologację Głównego Urzędu Miar, dlatego ważne, aby sprawdzić czy dane oprogramowanie taką posiada!
Koszty związane z kasą wirtualną to comiesięczne opłaty abonamentowe za użytkowanie oprogramowania plus koszty zakupu laptopa czy smartfona.

Po wykupieniu dostępu należy skonfigurować urządzenie zgodnie z wymaganiami producenta oprogramowania. Należy też pamiętać, że podatnik nadal ma obowiązek wystawić i wydać paragon kupującemu!

Należy wiedzieć, że z kas wirtualnych nie mogą korzystać wszyscy podatnicy, a jedynie firmy świadczące określone usługi: usługi taxi i przewozu osób, przeprowadzki, hotelarskie i zakwaterowania osób, restauracji oraz sprzedaży węgla.

Dokładne PKWiU znajdziesz tutaj.

Wszystkie pozostałe branże muszą nadal używać kas fiskalnych online.

Od 1 lutego 2023 r. kasy fiskalne online stały się obowiązkowe na myjniach samochodowych.
Termin ten był przesuwany dwa razy, pierwotnie myjnie miały zacząć stosowanie kas fiskalnych od 1 lipca 2022 r.

Uwaga! Kasy fiskalne na myjniach bezobsługowych nie muszą posiadać drukarki ani nie muszą wydawać paragonu papierowego, jednakże muszą być zainstalowane na każdym stanowisku, przy którym klient dokonuje płatności – czyli np. również przy odkurzaczu.

Kasa fiskalna online na myjni, która nie drukuje paragonu musi wyświetlać klientowi do wglądu wszystkie pozycje paragonowe przez minimum 30 sekund lub do czasu rozpoczęcia kolejnej sprzedaży.

Chociaż coraz więcej jest już w użyciu kas fiskalnych online oraz z kopią elektroniczną, to nadal w użyciu są kasy z tzw. kopią papierową. Są to kasy z dwoma rolkami papieru. Na jednej drukowane są paragony dla klientów, na drugiej kopie tych paragonów dla właściciela kasy fiskalnej.

Podatnicy zobowiązani są przechowywać odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych przez okres wymagany w ustawie o podatku od towarów i usług czyli przez 5 lat. Co jednak zrobić z nimi po upływie tego czasu? Czy istnieje jakiś przepis, który określa w jaki sposób mają one zostać zutylizowane?

Otóż brak regulacji szczególnych, które zawierałyby zasady postępowania w zakresie utylizacji (niszczenia) paragonów fiskalnych. Warto jednak pamiętać, że taka dokumentacja w formie papierowej lub elektronicznej powinna ulec usunięciu w sposób uniemożliwiający identyfikację danych na nich zawartych czy to ze względu na obowiązek ochrony danych osobowych, czy też ze względu na obowiązek ochrony tajemnicy służbowej i dóbr osobistych.

Raport miesięczny na kasie fiskalnej

to raport podsumowujący sprzedaż za dany miesiąc. Wykonany może być dopiero po zakończeniu miesiąca, którego dotyczy. Raport miesięczny sumuje raporty dobowe, wykonane w danym miesiącu czyli np. raport miesięczny za styczeń podsumuje kwoty z wszystkich raportów, które zostały wykonane w styczniu.

Uwaga ! Jeśli użytkownik kasy wystawiał paragony, ale nie wykonywał raportów dobowych to nie będzie możliwości wykonania raportu miesięcznego - kasa pokaże komunikat o błędnych datach lub braku danych.

Raport miesięczny to raport, na którym pojawią się kopie wydruków wszystkich wystawionych raportów dobowych oraz ich podsumowanie. Jest to tak zwany raport "pełny".

W kasach fiskalnych typu online nie ma obowiązku drukować raportu miesięcznego typu "pełny" lecz można wykonać raport "podsumowanie" lub "skrócony". Jest to raport, który zawiera tylko łączną kwotę sprzedaży za dany miesiąc, bez wydruku kopii raportów dobowych.

W ramach Nowego Ładu zostało wprowadzone tzw. nabycie sprawdzające.

Polega na zakupie towaru lub usługi przez pracownika Urzędu Skarbowego lub Celno-skarbowego na podstawie upoważnienia. Celem jest sprawdzenie czy sprzedawca w należyty sposób wywiązuje się z przepisów związanych z kasą fiskalną i czy wydaje paragon nabywcy.

Urzędnik, wykonujący „nabycie sprawdzające” zaraz po jego wykonaniu zobowiązany jest do okazania sprzedawcy legitymacji służbowej i poinformowania o wykonanej w ten sposób kontroli. Musi również poinformować sprzedawcę o jego prawach i obowiązkach.

Nabycie sprawdzające będzie finansowane ze specjalnego funduszu nabycia sprawdzającego utworzonego w budżecie państwa.

1 stycznia 2022 r. przepisy zawarte w Nowym Ładzie nakładają na użytkowników kas fiskalnych obowiązek przyjmowania zapłaty oprócz formy gotówkowej, również dowolnym „instrumentem płatniczym”.

Takim instrumentem płatniczym może być płatność kartą za pomocą terminala płatniczego, płatność Blikiem, przelew, płatność na telefon itd.

Obowiązek ten dotyczy wszystkich użytkowników kas fiskalnych, a za jego niespełnienie grozi brak możliwości ubiegania się o zwrot podatku VAT w ramach tzw. ”szybkiej ścieżki”.

W przypadku zakończenia używania kas online z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym, podatnik:

1. wystawia raport fiskalny dobowy
2. niezwłocznie - przy pomocy serwisanta - dokonuje zawartości odczytu pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego oraz sporządza z tej czynności protokół, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Rozporządzenia
3. składa protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy wraz z załączonym raportem rozliczeniowym do Urzędu Skarbowego
4. składa wniosek o wyrejestrowani kasy wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do Rozporządzenia
5. zapewnia odczyt i zapis danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych