Kto może mieć kasę wirtualną? [stan na 13.10.2025]

Krótko: kasę wirtualną (czyli kasę rejestrującą mającą postać oprogramowania) mogą dziś stosować wyłącznie przedsiębiorcy z katalogu określonego w rozporządzeniu Ministra Finansów. To zamknięta lista branż/czynności. Od 1.04.2026 katalog zostanie poszerzony o kolejne pozycje (m.in. vending i e-parking). Podajemy szczegóły i podstawy prawne.

1) Obecnie uprawnione branże i czynności (pełna lista)

Na podstawie §1 rozporządzenia z 29 maja 2020 r. (tekst jednolity: Dz.U. 2023 poz. 2268) kasę wirtualną mogą stosować podatnicy wykonujący następujące czynności:

Transport osób (lądowy, wodny, lotniczy):

• przewóz osób samochodem osobowym, w tym taksówką (z wyłączeniem przewozu okazjonalnego),

• wynajem samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0),

• przeprowadzki dla gospodarstw domowych (PKWiU 49.42.11.0),

• transport pasażerski: rowerowo-rykszowy/konny (PKWiU 49.39.35.0), międzymiastowy (PKWiU 49.39.11.0), miejski i podmiejski (PKWiU 49.31.21.0),

• transport kolejowy: miejski/podmiejski (PKWiU 49.31.10.0) i międzymiastowy (PKWiU 49.10),

• kolejki linowe, wyciągi (PKWiU 49.39.20.0),

• transport morski i przybrzeżny pasażerski – promowy i wycieczkowce (PKWiU 50.10.11.0; 50.10.12.0),

• transport śródlądowy pasażerski – promy/wycieczkowce/łodzie i pozostałe (PKWiU 50.30.11.0; 50.30.12.0; 50.30.13.0; 50.30.19.0),

• transport lotniczy krajowy: regularny (PKWiU 51.10.11.0) i nieregularny (bez lotów widokowych; PKWiU 51.10.12.0). 

Zakwaterowanie i gastronomia:

• usługi hotelarskie i podobne (PKWiU 55.10),

• obiekty noclegowe/miejsca krótkotrwałego zakwaterowania (PKWiU 55.20),

• pola kempingowe i namiotowe (PKWiU 55.30),

• pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem (PKWiU 55.90),

• restauracje i pozostałe placówki gastronomiczne (PKWiU 56.10),

• catering (PKWiU 56.21),

• pozostałe usługi gastronomiczne (PKWiU 56.29),

• przygotowywanie i podawanie napojów (PKWiU 56.30). 

Inne:

• sprzedaż paliw stałych do celów opałowych (węgiel, koks itd.),

• myjnie/car-wash i podobne usługi (PKWiU 45.20.30.0),

• sprzedaż/usługi realizowane przez Ochotnicze Straże Pożarne oraz Koła Gospodyń Wiejskich.

To właśnie powyższa lista (§1) decyduje kto może używać kasy wirtualnej. Jeśli Twojej czynności tutaj nie ma, dziś nie możesz używać kasy wirtualnej (pozostaje kasa/drukarka online). 

2) Co już wiadomo o zmianach od 1 kwietnia 2026 r.

Ogłoszona 6.10.2025 r. nowelizacja (Dz.U. 2025 poz. 1345) rozszerza katalog od 1.04.2026 o:

• dostawy towarów z urządzeń samoobsługowych (vending),

• świadczenie usług z urządzeń samoobsługowych (w tym biletomaty),

• usługi parkingu samochodów i innych pojazdów świadczone elektronicznie (np. aplikacja mobilna, przeglądarka).
  Przy okazji doprecyzowano pozycję myjni – PKWiU 45.20.30.0. Dziennik Ustaw

3) Warunki techniczne i „co to znaczy kasa wirtualna”

Niezależnie od branży, sama kasa wirtualna musi spełniać aktualne wymagania techniczne (łączność z CRK, dokumenty, raporty, bezpieczeństwo, kategorie kas – w tym tzw. „kasy o zastosowaniu specjalnym” jak taxi, biletowe, w urządzeniach samoobsługowych itd.). Reguluje to rozporządzenie z 25.06.2025 r. w sprawie kas mających postać oprogramowania (Dz.U. 2025 poz. 861). Dziennik Ustaw

4) Jak sprawdzić, czy Twoja działalność „łapie się” na kasę wirtualną?

1. Zidentyfikuj czynność/branżę i sprawdź, czy jest w §1 (lista powyżej, z PKWiU tam gdzie podane).

2. Jeśli tak – wybierz kasę wirtualną spełniającą wymagania z Dz.U. 2025 poz. 861 (CRK itd.).

3. Jeśli nie – wybierz kasę/drukarkę online.

4. Planujesz vending/e-parking? Możliwość od 1.04.2026 (zapewnij odpowiednie rozwiązanie software/hardware wcześniej). 

5) Najczęstsze pytania

Czy fryzjer/kosmetyczka może mieć kasę wirtualną?
Nie na podstawie obecnych przepisów – te branże nie znajdują się w aktualnym §1. (Mają obowiązek kasy, ale nie wirtualnej). 

Czy każdy przedsiębiorca może „zamienić” kasę online na wirtualną?
Nie. To możliwe wyłącznie w ramach czynności wymienionych w §1 (i od 1.04.2026 – także nowych pozycji vending/urządzenia samoobsługowe/e-parking). 

Czy kasa wirtualna różni się obowiązkami od kasy online?
Co do zasady nie – obowiązują te same reguły ewidencji i łączności z CRK; różni się forma (oprogramowanie zamiast urządzenia). Szczegóły techniczne: Dz.U. 2025 poz. 861. 

6) Podsumowanie (dla decydenta)

• Dziś kasę wirtualną mogą stosować tylko branże z §1 rozporządzenia z 29.05.2020 r. (t.j. 2023 poz. 2268) – głównie transport, zakwaterowanie/gastro, paliwa stałe, myjnie, OSP, KGW. 

• Od 1.04.2026 dojdą: vending, urządzenia samoobsługowe (w tym biletomaty) i e-parking. 

• Sama kasa wirtualna musi spełniać wymogi techniczne 2025 (Dz.U. 2025 poz. 861).