KSeF a wystawianie faktur dla firm na kasie fiskalnej

Zwolnienie faktur wystawianych dla firm wystawianych przy użyciu kas rejestrujących (fiskalnych) z obowiązku przesyłania do KSeF do końca 2026 roku wynika z przepisów przejściowych wprowadzonych ustawą z dnia 9 maja 2024 r. (która przesunęła start całego systemu).

Podstawa prawna

Kluczowym przepisem jest art. 145n ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług (ustawy o VAT), dodany lub zmodyfikowany ostatnimi nowelizacjami.

Zgodnie z tym przepisem:

W okresie do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy mogą wystawiać faktury (dla firm) elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Co to oznacza w praktyce?

Dzięki temu zapisowi, mimo że KSeF staje się obowiązkowy w 2026 roku (etapami: od lutego dla największych firm i od kwietnia dla pozostałych), zachowano tzw. okres przejściowy dla sprzedaży paragonowej i kasowej:

• Faktury z kasy: Jeśli Twoja kasa fiskalna ma funkcję wystawiania faktur dla firm, możesz z niej korzystać na starych zasadach (papierowo lub elektronicznie poza KSeF) aż do 31 grudnia 2026 r. (jest to faktura fiskalna!) - czyli do końca 2026 nie musisz takich faktur wysyłać do KSeF

• Paragony z NIP nabywcy do kwoty 450 zł (tzw.faktury uproszczone): Paragony z numerem NIP nabywcy do kwoty 450 zł (lub 100 EUR) są nadal uznawane za faktury uproszczone i nie muszą być wprowadzane do KSeF do końca 2026 roku.

• Paragony z NIP nabywcy powyżej kwoty 450 zł: należy do nich zawsze wystawiać faktury, a od 01 kwietnia 2026 - takie faktury muszą być wysyłane do KSeF! (nawet jeśli wystawione są na kasie fiskalnej)

• Od 1 stycznia 2027 r.: wszystkie faktury wystawiane dla firm będą co do zasady podlegały obowiązkowi KSeF, zarówno faktury do paragonu jak i faktury bez wcześniej wystawionego paragonu.  Uwaga! Nie dotyczy to faktur wystawianych dla konsumentów (pacjentów, osobę fizyczną)!!

Ważne zastrzeżenie

To zwolnienie dotyczy wystawiania faktur dla firm przy użyciu kasy. Jeśli wystawiasz "zwykłą" fakturę w programie księgowym do paragonu z kasy, to po dacie wejścia w obowiązkowy KSeF (luty/kwiecień 2026), taka faktura co do zasady powinna już trafić do systemu, chyba że korzystasz z innego zwolnienia (np. limitu 10 000 zł miesięcznie dla małych podatników).

Informację o zwolnieniu faktur z kas fiskalnych z obowiązku KSeF do końca 2026 roku znajdziesz bezpośrednio w oficjalnych serwisach rządowych oraz w treści samej ustawy.

Najważniejsze linki i źródła:

1. Oficjalny portal Ministerstwa Finansów (podatki.gov.pl):

   • Zakres obowiązkowego KSeF – w sekcji dotyczącej terminów znajdziesz wprost informację: "do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących".

   • Pytania i odpowiedzi (Sekcja: Faktury z kas rejestrujących) – Ministerstwo potwierdza tutaj, że paragony z NIP do 450 zł oraz faktury z kas są wyłączone z KSeF do 31 grudnia 2026 r.

2. Dziennik Ustaw (źródło prawa):

   • Ustawa z dnia 9 maja 2024 r. (Poz. 852) – to jest nowelizacja, która przesunęła terminy KSeF na 2026 rok i wprowadziła przepisy przejściowe. Szukaj w niej zmian dotyczących art. 145n ustawy o VAT.

Krótkie podsumowanie z tych źródeł: Podstawą prawną jest art. 145n ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT (w brzmieniu nadanym wspomnianą nowelizacją z maja 2024 r.). Przepis ten wyraźnie pozwala na wystawianie faktur w postaci papierowej lub elektronicznej przy użyciu kas rejestrujących w okresie przejściowym, czyli do 31 grudnia 2026 r.