Możliwość wystawiania faktur dla firm przy użyciu kas rejestrujących (fiskalnych) poza KSeF do końca 2026 roku wynika z przepisów przejściowych zawartych w ustawie o VAT, w aktualnym brzmieniu nadanym m.in. ustawą z dnia 5 sierpnia 2025 r.

Wcześniejsza ustawa z dnia 9 maja 2024 r. przesunęła termin wejścia obowiązkowego KSeF, jednak obecne zasady dotyczące faktur wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących wynikają z aktualnego brzmienia przepisów ustawy o VAT.

Podstawa prawna

Kluczowym przepisem jest art. 145n ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług (ustawy o VAT).

Zgodnie z tym przepisem, w okresie od 1 lutego 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą nadal wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Co to oznacza w praktyce?

Dzięki temu zapisowi, mimo że KSeF stał się obowiązkowy w 2026 roku (etapami: od lutego dla największych firm i od kwietnia dla pozostałych), zachowano tzw. okres przejściowy dotyczący faktur wystawianych przy użyciu kas fiskalnych:

• Faktury z kasy: Jeśli Twoja kasa fiskalna ma funkcję wystawiania faktur dla firm, możesz z niej korzystać na dotychczasowych zasadach (papierowo lub elektronicznie poza KSeF) aż do 31 grudnia 2026 r. Jest to pełna faktura wystawiona przy zastosowaniu kasy rejestrującej – czyli do końca 2026 roku nie musisz takiej faktury dodatkowo wystawiać ani przesyłać do KSeF.

• Paragony z NIP nabywcy do kwoty 450 zł (tzw. faktury uproszczone): Paragony z numerem NIP nabywcy do kwoty 450 zł (lub 100 EUR) są nadal uznawane za faktury uproszczone i nie muszą być wystawiane w KSeF do końca 2026 roku.

• Paragony z NIP nabywcy powyżej kwoty 450 zł: Paragon z NIP o wartości powyżej 450 zł nie jest fakturą uproszczoną. Jeżeli sprzedaż jest dokonywana na rzecz firmy i podlega obowiązkowi wystawienia faktury, należy wystawić pełną fakturę. Do 31 grudnia 2026 r., jeżeli faktura zostanie wystawiona przy zastosowaniu kasy fiskalnej, nadal może zostać wystawiona poza KSeF. Jeżeli natomiast faktura jest wystawiana np. w programie księgowym lub programie do fakturowania, stosuje się ogólne zasady KSeF właściwe dla danego przedsiębiorcy.

• Od 1 stycznia 2027 r.: faktury wystawiane dla firm będą co do zasady podlegały obowiązkowi KSeF, zarówno faktury do sprzedaży wcześniej zaewidencjonowanej na kasie, jak i faktury bez wcześniej wystawionego paragonu. Od tego dnia zakończy się również możliwość wystawiania faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących poza KSeF. Uwaga! Nie dotyczy to obowiązkowo faktur wystawianych dla konsumentów (np. pacjentów, osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) – faktury B2C mogą być wystawiane w KSeF dobrowolnie.

Ważne zastrzeżenie

To rozwiązanie przejściowe dotyczy wystawiania faktur przy użyciu kasy fiskalnej.

Jeśli wystawiasz „zwykłą” fakturę w programie księgowym lub programie do fakturowania do sprzedaży zarejestrowanej wcześniej na kasie, to po dacie wejścia w obowiązkowy KSeF (luty/kwiecień 2026) taka faktura co do zasady powinna zostać wystawiona w KSeF, chyba że korzystasz z innego wyłączenia lub rozwiązania przejściowego – np. przewidzianego dla podatników, u których wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami podlegającymi obowiązkowemu KSeF nie przekroczyła 10 000 zł brutto miesięcznie.

Ważne: po przekroczeniu tego limitu obowiązek wystawiania faktur w KSeF powstaje już od faktury, którą przekroczono limit, i dotyczy także kolejnych faktur.

Informację o możliwości wystawiania faktur z kas fiskalnych poza KSeF do końca 2026 roku znajdziesz bezpośrednio w oficjalnych serwisach Ministerstwa Finansów oraz w treści ustawy.

Najważniejsze źródła

1. Oficjalny portal Ministerstwa Finansów – KSeF

   • „Zakres obowiązkowego KSeF” – Ministerstwo Finansów potwierdza, że do końca 2026 r. podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe przy zastosowaniu kas rejestrujących.

   • „Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0” – Ministerstwo potwierdza, że faktury wystawiane przy użyciu kas oraz paragony z NIP do 450 zł będące fakturami uproszczonymi mogą pozostawać poza KSeF do 31 grudnia 2026 r.

2. Dziennik Ustaw

   • Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1203) – nowelizacja, która nadała aktualne brzmienie przepisom dotyczącym obowiązkowego KSeF i okresów przejściowych.

   • Ustawa z dnia 9 maja 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 852) – wcześniejsza nowelizacja przesuwająca termin wdrożenia obowiązkowego KSeF.

Krótkie podsumowanie: Podstawą prawną jest art. 145n ust. 1 ustawy o VAT. Przepis pozwala do 31 grudnia 2026 r. wystawiać poza KSeF pełne faktury przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragony fiskalne z NIP do 450 zł (100 EUR) uznawane za faktury uproszczone.

Od 1 stycznia 2027 r. ten okres przejściowy się kończy.

Stan prawny na: 13 sierpnia 2026 r.