Czy muszę mieć kasę fiskalną, jeśli przyjmuję zapłatę na konto bankowe?

Krótko: czasem tak, czasem nie. W 2025 r. możesz legalnie nie mieć kasy mimo sprzedaży B2C po przekroczeniu 20 tys. zł – ale tylko w sytuacjach, które prawo wskazuje wprost (np. określone usługi opłacane w całości bezgotówkowo na rachunek lub sprzedaż wysyłkowa towarów). Pod spodem masz zasady, przykłady i checklisty, oparte na obowiązującym rozporządzeniu Ministra Finansów.

Zasada ogólna (limit 20 tys. zł i kiedy „wpada” kasa)

Sprzedaż na rzecz konsumentów co do zasady wymaga kasy. Ze zwolnienia ze względu na limit 20 000 zł możesz korzystać do jego przekroczenia. Po przekroczeniu limitu zwolnienie wygasa po 2 miesiącach następujących po miesiącu przekroczenia (np. limit przekroczony w maju ⇒ kasa od 1 sierpnia).

Kiedy płatność na konto pozwala obyć się bez kasy?

1) Usługi – zapłata w całości bezgotówkowo na rachunek

Jeżeli świadczysz usługi dla konsumentów i cała zapłata wpływa na Twój rachunek bankowy/SKOK, a z dowodów zapłaty i ewidencji jednoznacznie wynika, kto zapłacił i za co, możesz korzystać ze zwolnienia (pozycja 42 załącznika). Dotyczy to różnych usług, byle nie z „katalogu wyłączonych” (o nim niżej). 

Co to znaczy w praktyce?
– akceptujesz przelew, kartę, BLIK, ale rozliczenie ląduje na Twoim rachunku;
– tytuł/opis transakcji + Twoja ewidencja pozwalają połączyć płatność z konkretną osobą i usługą.

2) Towary – sprzedaż wysyłkowa z zapłatą na rachunek

Dla towarów zwolnienie dotyczy sprzedaży wysyłkowej (poczta/kurier): jeśli cała zapłata wpływa na rachunek, a z dokumentów jasno wynika, kto kupił i co, nie musisz mieć kasy (pozycja 41 załącznika). Sklep stacjonarny nie mieści się w tej pozycji – tam po przekroczeniu limitu kasa będzie wymagana. 

Kiedy płatność na konto nie wystarczy?

Istnieje lista towarów i usług, przy których kasa jest obowiązkowa od pierwszej sprzedaży, bez znaczenia na limit i formę zapłaty (tzw. katalog wyłączonych – §4). Należą do nich m.in.: gastronomia stacjonarna i catering, usługi fryzjerskie/kosmetyczne, usługi lekarzy i dentystów, prawnicze, naprawy pojazdów, parkingi, taksówki, myjnie, a po stronie towarów m.in. elektronika, sprzęt fotograficzny, perfumy, alkohol, wyroby tytoniowe itp. 

Jak długo obowiązują obecne zwolnienia?

Aktualne rozporządzenie przewiduje zwolnienia najpóźniej do 31 grudnia 2027 r. – w tym zwolnienia z poz. 41 i 42.

Przykłady z życia

Przykład 1: Warsztaty jogi / szkolenia online (usługa)

Prowadzisz warsztaty jogi dla osób fizycznych. Przyjmujesz wyłącznie płatności bezgotówkowe na rachunek, a w ewidencji masz listę uczestników i terminy zajęć. Po przekroczeniu 20 tys. zł nadal możesz nie mieć kasy, bo spełniasz warunki poz. 42 (usługi + pełna zapłata na rachunek + identyfikacja „kto i za co”). Gdybyś zaczął przyjmować gotówkę – zwolnienie przepada i po 2 miesiącach musisz mieć kasę. 

Przykład 2: Sklep internetowy – wysyłka kurierem

Sprzedajesz towary tylko wysyłkowo. Klienci płacą przelewem/kartą/BLIKIEM, a środki trafiają na Twój rachunek. Dokumenty (zamówienie, potwierdzenie zapłaty) pozwalają przypisać płatność do klienta i towaru. Kasy nie potrzebujesz – to poz. 41 (sprzedaż wysyłkowa). Jeśli otworzysz punkt stacjonarny i sprzedasz towar na miejscu, po przekroczeniu 20 tys. zł kasa będzie wymagana dla tej sprzedaży „na miejscu”. 

Przykład 3: Salon kosmetyczny

Usługi kosmetyczne są w katalogu wyłączonych. Tu kasa jest obowiązkowa od pierwszej transakcji B2C, niezależnie od tego, że klienci płacą wyłącznie na konto.

Przykład 4: Butik stacjonarny z odzieżą

Sprzedaż w sklepie stacjonarnym nie jest sprzedażą wysyłkową. Po przekroczeniu 20 tys. zł musisz zainstalować kasę (nawet jeśli klienci płacą tylko kartą/BLIKIEM). Zwolnienie wysyłkowe (poz. 41) nie zadziała. 

Checklisty

Chcę działać bez kasy (na podstawie poz. 42 – usługi)

• 100% zapłaty wpływa na Twój rachunek (bank/SKOK).

• Z dokumentów jednoznacznie wynika, kto zapłacił i za co (np. tytuł przelewu + ewidencja usługi).

• Usługa nie jest w katalogu §4 (branże bezwzględnego obowiązku kasy). 

Chcę działać bez kasy (na podstawie poz. 41 – towary wysyłkowe)

• Sprzedajesz wysyłkowo (poczta/kurier – nie sprzedaż „z lady”).

• 100% zapłaty wpływa na rachunek.

• Dokumenty pozwalają wskazać nabywcę i konkretną czynność. 

Najczęstsze błędy

• Gotówka „wyjątkowo” – pojedyncza wpłata do ręki zdejmuje Ci zwolnienie z poz. 42 i po 2 miesiącach musisz mieć kasę. 

• Brak powiązania płatności z klientem/usługą – jeśli z dokumentów nie wynika „kto i za co”, zwolnienie nie przysługuje. 

• Mylenie sklepu stacjonarnego z wysyłką – przy towarach zwolnienie dotyczy wyłącznie sprzedaży wysyłkowej. 

Podstawy prawne i dobre źródła

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 17.12.2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących – obowiązuje od 1.01.2025 r. do 31.12.2027 r. (poz. 1902 Dz.U.). Zob. §2 (okres obowiązywania), §3 (limit 20 tys. zł), §5 (termin utraty zwolnienia po przekroczeniu limitu), §4 (katalog wyłączonych), załącznik poz. 41–42. 

• Biznes.gov.pl – rządowe omówienie z przykładami limitu i terminu wejścia obowiązku kasy po przekroczeniu.

Jeśli już wiesz, że potrzebujesz kasy fiskalnej to wybierz swój model.